Kebijakan Privasi

1. Pendahuluan

Kebijakan Privasi ini mengatur secara menyeluruh mengenai tata cara pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, penggunaan, pengungkapan, serta perlindungan Data Pribadi pengguna dalam pemanfaatan aplikasi SiSKA (Sistem Kehadiran dan Administrasi Karyawan) yang dikelola oleh PT Adhi Persada Properti.

Kebijakan Privasi ini disusun sebagai bentuk komitmen perusahaan dalam melindungi Data Pribadi karyawan serta dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Negara Kesatuan Republik Indonesia.

Dengan mengakses, mendaftar, dan/atau menggunakan aplikasi SiSKA, pengguna menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh ketentuan dalam Kebijakan Privasi ini, termasuk persetujuan yang sah atas pemrosesan Data Pribadi sesuai dengan tujuan penggunaan aplikasi.

2. Dasar Hukum

Pemrosesan dan perlindungan Data Pribadi dalam aplikasi SiSKA dilaksanakan berdasarkan:

a. Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi

Menimbang:

• bahwa pelindungan data pribadi merupakan salah satu hak asasi manusia yang merupakan bagian dari pelindungan diri pribadi maka perlu diberikan landasan hukum untuk memberikan keamanan atas data pribadi, berdasarkan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;
• bahwa pelindungan data pribadi ditujukan untuk menjamin hak warga negara atas pelindungan diri pribadi dan menumbuhkan kesadaran masyarakat serta menjamin pengakuan dan penghormatan atas pentingnya pelindungan data pribadi;
• bahwa pengaturan data pribadi saat ini terdapat di dalam beberapa peraturan perundang-undangan maka untuk meningkatkan efektivitas dalam pelaksanaan pelindungan data pribadi diperlukan pengaturan mengenai pelindungan data pribadi dalam suatu undang-undang;
• bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam poin 1, poin 2, dan poin 3, perlu membentuk Undang-Undang tentang Pelindungan Data Pribadi;

b. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik beserta perubahannya

Menimbang:

• bahwa pembangunan nasional adalah suatu proses yang berkelanjutan yang harus senantiasa tanggap terhadap berbagai dinamika yang terjadi di masyarakat;
• bahwa globalisasi informasi telah menempatkan Indonesia sebagai bagian dari masyarakat informasi dunia sehingga mengharuskan dibentuknya pengaturan mengenai pengelolaan Informasi dan Transaksi Elektronik di tingkat nasional sehingga pembangunan Teknologi Informasi dapat dilakukan secara optimal, merata, dan menyebar ke seluruh lapisan masyarakat guna mencerdaskan kehidupan bangsa;
• bahwa perkembangan dan kemajuan Teknologi Informasi yang demikian pesat telah menyebabkan perubahan kegiatan kehidupan manusia dalam berbagai bidang yang secara langsung telah memengaruhi lahirnya bentuk-bentuk perbuatan hukum baru;
• bahwa penggunaan dan pemanfaatan Teknologi Informasi harus terus dikembangkan untuk menjaga, memelihara, dan memperkukuh persatuan dan kesatuan nasional berdasarkan Peraturan Perundang-undangan demi kepentingan nasional;
• bahwa pemanfaatan Teknologi Informasi berperan penting dalam perdagangan dan pertumbuhan perekonomian nasional untuk mewujudkan kesejahteraan masyarakat;
• bahwa pemerintah perlu mendukung pengembangan Teknologi Informasi melalui infrastruktur hukum dan pengaturannya sehingga pemanfaatan Teknologi Informasi dilakukan secara aman untuk mencegah penyalahgunaannya dengan memperhatikan nilai-nilai agama dan sosial budaya masyarakat Indonesia;
• bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam poin 1, poin 2, poin 3, poin 4, poin 5, dan poin 6 perlu membentuk Undang-Undang tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.

c. Peraturan Pelaksana dan Kebijakan Internal

Peraturan pelaksana, kebijakan internal perusahaan, serta ketentuan hukum lain yang relevan, termasuk namun tidak terbatas pada peraturan turunan dari undang-undang yang mengatur perlindungan data pribadi, kebijakan keamanan informasi, standar operasional prosedur (SOP) perusahaan, serta ketentuan hukum lain yang berlaku dan berkaitan dengan pengelolaan data, hubungan kerja, dan pemanfaatan sistem elektronik, sepanjang tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi.

3. Jenis Data Pribadi yang Diproses

Aplikasi SiSKA memproses Data Pribadi karyawan secara sah, terbatas, dan proporsional sesuai dengan tujuan penggunaan aplikasi, yang meliputi:

4. Pemrosesan Data Lokasi (Location Data)

Aplikasi SiSKA mengakses data lokasi pengguna (Location/GPS) hanya pada saat pengguna melakukan presensi kehadiran, seperti check-in dan/atau check-out. Akses data lokasi dilakukan secara foreground, yaitu hanya ketika aplikasi sedang digunakan secara aktif oleh pengguna, dan tidak dilakukan secara terus-menerus.

Data lokasi digunakan semata-mata untuk tujuan verifikasi kehadiran karyawan serta memastikan bahwa presensi dilakukan di area kerja atau lokasi yang telah ditentukan oleh perusahaan.

Aplikasi SiSKA:

• Tidak melakukan pelacakan lokasi secara real-time
• Tidak mengakses lokasi di latar belakang (background)
• Tidak menggunakan data lokasi untuk tujuan lain di luar presensi

Data lokasi disimpan secara terbatas sebagai bagian dari catatan presensi dan tidak dibagikan kepada pihak ketiga, kecuali diwajibkan oleh ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

5. Pemrosesan Data Kamera (Camera Permission)

Aplikasi SiSKA mengakses kamera perangkat pengguna secara terbatas dan hanya ketika pengguna secara sadar menggunakan fitur tertentu dalam aplikasi. Akses kamera digunakan untuk tujuan berikut:

• Pengambilan foto atau pemindaian dokumen yang diperlukan dalam proses pendistribusian dan pengelolaan dokumen kepegawaian.
• Verifikasi presensi karyawan, khususnya apabila presensi dilakukan di luar lingkungan kerja atau di lokasi tertentu yang memerlukan verifikasi tambahan.

Akses kamera dilakukan secara foreground, yaitu hanya saat aplikasi digunakan secara aktif dan pengguna mengaktifkan fitur kamera tersebut. Aplikasi tidak mengakses kamera secara otomatis maupun di latar belakang.

Data berupa foto atau hasil tangkapan kamera:

• Digunakan hanya untuk tujuan administrasi internal perusahaan
• Disimpan secara aman sesuai kebijakan keamanan data perusahaan
• Tidak digunakan untuk tujuan lain di luar fungsi aplikasi
• Tidak dibagikan kepada pihak ketiga, kecuali diwajibkan oleh ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku

Pengguna memiliki kendali penuh atas penggunaan kamera dan dapat menolak pemberian izin kamera melalui pengaturan perangkat, dengan konsekuensi bahwa fitur tertentu pada aplikasi mungkin tidak dapat digunakan secara optimal.

6. Pemrosesan Data Notifikasi (Notification Permission)

Aplikasi SiSKA menggunakan izin notifikasi untuk menyampaikan informasi kepada pengguna yang berkaitan dengan penggunaan aplikasi dan administrasi kepegawaian.

Notifikasi digunakan untuk tujuan berikut:

• Penyampaian informasi presensi, pengingat check-in/check-out, atau status kehadiran
• Penyampaian informasi administrasi kepegawaian, seperti slip gaji, kontrak kerja, atau pembaruan data
• Penyampaian pengumuman, pemberitahuan, atau informasi internal perusahaan yang relevan dengan pengguna
• Pemberitahuan terkait keamanan akun dan aktivitas sistem

Notifikasi:

• Tidak digunakan untuk tujuan pemasaran atau iklan
• Tidak mengandung pelacakan lokasi
• Tidak membagikan data pribadi pengguna kepada pihak lain

Pengguna dapat mengatur atau menonaktifkan notifikasi melalui pengaturan perangkat masing-masing, dengan memahami bahwa penonaktifan notifikasi dapat memengaruhi penerimaan informasi penting terkait penggunaan aplikasi SiSKA.

7. Tujuan Pemrosesan Data Pribadi

Pemrosesan Data Pribadi dilakukan untuk tujuan:

• Pelaksanaan hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan
• Pengelolaan administrasi kepegawaian dan presensi
• Penyediaan slip gaji, kontrak kerja, dan informasi kepegawaian
• Penyampaian informasi dan pengumuman internal perusahaan
• Keamanan sistem dan verifikasi identitas pengguna
• Pemenuhan kewajiban hukum dan peraturan perundang-undangan

8. Dasar Pemrosesan Data Pribadi

Pemrosesan Data Pribadi dilakukan berdasarkan:

• Persetujuan Subjek Data Pribadi
• Pelaksanaan perjanjian kerja
• Pemenuhan kewajiban hukum perusahaan

9. Penyimpanan dan Keamanan Data

Informasi Pribadi anda hanya akan disimpan selama diperlukan untuk memenuhi tujuan dari pengumpulannya, atau selama penyimpanan tersebut diperlukan atau diperbolehkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku. Kami akan berhenti menyimpan Informasi Pribadi, atau menghapus maksud dari dikaitkannya Informasi Pribadi tersebut dengan anda sebagai individu, segera setelah dianggap bahwa tujuan pengumpulan Informasi Pribadi tersebut tidak lagi dibutuhkan dengan menyimpan Informasi Pribadi dan penyimpanan tidak lagi diperlukan untuk tujuan bisnis atau secara hukum.

Mohon diperhatikan bahwa masih ada kemungkinan bahwa beberapa Informasi Pribadi anda disimpan oleh pihak lain (termasuk oleh penyedia layanan, jika anda adalah pengguna; atau oleh pengguna, jika anda adalah penyedia layanan) dengan cara tertentu. Informasi yang disampaikan melalui komunikasi antara pengguna dan penyedia layanan yang dilakukan selain melalui penggunaan Aplikasi (seperti melalui panggilan telepon, SMS, pesan seluler atau cara komunikasi lainnya) juga dapat disimpan dengan beberapa cara. Kami tidak mengizinkan dan mendorong penyimpanan Informasi Pribadi dengan cara demikian dan kami tidak bertanggung jawab kepada anda untuk hal tersebut. Kami tidak akan bertanggung jawab atas penyimpanan Informasi Pribadi anda. Anda setuju untuk mengganti rugi, membela, dan membebaskan kami, pejabat, direktur, karyawan, agen, mitra, pemasok, kontraktor, dan afiliasi kami dari dan terhadap setiap dan segala klaim, kerugian, kewajiban, biaya, kerusakan, dan ongkos (termasuk tetapi tidak terbatas pada biaya hukum dan pengeluaran biaya ganti rugi penuh) yang dihasilkan secara langsung atau tidak langsung dari setiap penyimpanan yang tidak sah atas Informasi Pribadi anda.

Kami berhak menolak permintaan anda untuk mengakses, atau untuk memperbaiki, sebagian atau semua Informasi Pribadi anda yang kami miliki atau kuasai jika diizinkan atau diperlukan berdasarkan perundang-undangan yang berlaku. Hal ini termasuk dalam keadaan di mana Informasi Pribadi tersebut dapat berisi referensi kepada orang lain atau di mana permintaan untuk akses atau permintaan untuk mengoreksi adalah untuk alasan yang kami anggap tidak relevan, tidak serius, atau menyulitkan.

10. Pengungkapan Data Pribadi

Data Pribadi tidak dipindahtangankan, diperjualbelikan, atau diungkapkan kepada pihak lain, kecuali:

• Kepada pihak internal perusahaan yang berwenang
• Kepada pihak ketiga yang bekerja sama secara sah dan terikat perjanjian perlindungan data
• Apabila diwajibkan oleh hukum atau perintah instansi berwenang

11. Hak Subjek Data Pribadi

Subjek Data Pribadi berhak untuk:

• Memperoleh informasi mengenai pemrosesan Data Pribadi
• Mengakses dan memperoleh salinan Data Pribadi
• Memperbaiki dan memperbarui Data Pribadi
• Menarik persetujuan
• Mengajukan keberatan dan pengaduan

Permohonan dapat diajukan kepada pengelola aplikasi SiSKA.

12. Jangka Waktu Penyimpanan

Data Pribadi disimpan selama masih diperlukan untuk pelaksanaan hubungan kerja dan pemenuhan kewajiban hukum. Setelah tujuan pemrosesan tercapai, data akan dihapus, dimusnahkan, atau dianonimkan sesuai kebijakan retensi data perusahaan.

13. Perubahan Kebijakan Privasi

Perusahaan berhak melakukan perubahan terhadap Kebijakan Privasi ini dan akan menginformasikannya kepada pengguna melalui aplikasi atau media resmi perusahaan.

14. Kontak

Pertanyaan atau pengaduan terkait perlindungan Data Pribadi dapat disampaikan kepada pengelola resmi aplikasi SiSKA melalui saluran komunikasi perusahaan.